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Externaliser les processus d’entreprise
L’externalisation des démarches administratives et de back office est une opportunité pour les entreprises. Roberta et Alessandra Rostagno expliquent le fonctionnement d’un service qui permet d’économiser du temps et des ressources.

Les activités administratives que les entreprises sont tenues à effectuer par loi ont un poids considérable sur l’organisation et la répartition du travail entre les différentes ressources. Souvent, ces activités- nécessaires, mais collatérales- pèsent sur l’entreprise  au point de soustraire du temps et du personnel aux  mansions spécifiques de core business. Ce problème concerne dans la même mesure aussi bien les entreprises fortement structurées que celles qui ont une organisation essentielle.
Les premières sont souvent trop grandes et ramifiées pour garantir la flexibilité adaptée à gérer des documentations  massives, les secondes, par contre, n’ont pas de personnage préposé et formé.
C’est de ces exigences que sont nées des sociétés d’ Office.

ProblemSolving, specialisées dans la gestion externalisée de processus d’entreprise et pouvant donner une réponse aux deux typologies d’entreprise. Comme l’explique
Alessandra Rostagno, propriétaire de la société Comete avec sa sœur Roberta :
«Notre objectif est  de maintenir à l’intérieur des entreprises qui sont nos partenaires toute l’activité qui concerne leur  core business et de prendre en charge la partie administrative et de  back office collatérales, qui est souvent la plus couteuse. Externaliser ces activités signifie libérer des heures, du personnel et économiser des ressources. » Roberta ajoute : «D’habitude, les activités qui ne concernent pas directement le core business sont co-gérées sur roulement du personnel interne. Cela se traduit dans le fait qu’une certaine masse de travail doit être « étalée » sur plusieurs personnes, vu que ces dernières ne peuvent pas lui consacrer la totalité du temps.
En externalisant ces mansions à des sociétés comme la nôtre, par contre, la même masse de travail est confiée à un seul opérateur. De cette façon, à l’échelle, nous réussissons à abattre la même quantité de travail avec un nombre inférieur de personnes et aussi dans un intervalle de travail plus bref- ceci grâce à notre flexibilité et à l’organisation pour des groupes de travail spécialisés. »
Le service effectué par  Comete est donc de collaboration étroite avec l’entreprise, avec l’avantage toutefois d’être détaché à l’extérieur et organisé de manière indépendante, avec la garantie de temps certain, contrôle et conditions nécessaires de output. «Bien qu’il soit utile pour les entreprises – explique Alessandra-, notre service n’est pas encore facilement reconnaissable, pour cela nous nous proposons directement au client. Une fois que nous avons pris contact, on nous soumet un problème d’organisation ou un arriéré. Cela implique au début une phase d’organisation, aussi bien pour l’exécution que pour le maintien- c'est-à-dire travailler pour ne pas créer d’autres arriérés.  
Notre activité est typiquement de bureau. Elle est effectuée principalement grâce à des terminaux, aussi parce que  nos partenaires s’orientent de plus en plus vers une digitalisation des démarches, des phases de contrôle et des archives. En général, on utilise toujours moins le papier au profit des documents numériques  gérables par des programmes de gestion. Cette stimulation vers la technologie nous permet aussi de pouvoir travailler directement de nos bureaux de Cuneo sur des démarches téléchargées dans toute l’Italie. Nous sommes spécialisés dans le secteur bancaire, mais nous opérons dans de nombreux autres secteurs avec des structures appropriées. En tous cas, nous sommes toujours prêts à nous réorganiser pour répondre aux exigences spécifiques d’un nouveau partenaire ». Roberta, pour conclure, fournit quelques données: «Sur le front du contrôle de document massif nous gérons  180 000 enregistrements comptables et  80 000 fascicules par an. Avant, cette masse de travail était entièrement gérée sur support papier. Peu à peu, avec nos clients, nous nous sommes déplacés vers une informatisation majeure et aujourd’hui nous gérons tout de façon numérique, avec une économie considérable de papier et d’encre et donc de ressources ».

NOTRE ACTIVITÉ EST UNE ACTIVITÉ DE BUREAU, QUI SE FAIT À PARTIR DE TERMINAUX, AUSSI PARCE QUE NOS PARTENAIRES S’ORIENTENT TOUJOURS PLUS VERS LA NUMÉRISATION.